🎯Pełna Immersja: Jak Wywołać Stan FLOW w Zespole?

Chciałbym abyście pomyśleli teraz o swoim ostatnim razie. Ostatnim razie, kiedy byliście całkowicie zanurzeni w wykonywanym zajęciu. Kiedy straciliście rachubę czasu, a wasza koncentracja była wyostrzona do maksimum. Kiedy doskonale wiedzieliście co i w jakiej kolejności zrobić i płynnie przechodziliście do kolejnych etapów. Kiedy wszystkie typowe przeszkadzajki dnia codziennego przestały istnieć. Kiedy nie liczyło się nic poza rzeczą, którą robiliście, po to aby wybijając się wreszcie z transu, zorientować się, że upłynęło kilka niezwykle owocnych i kreatywnych godzin. I chciałbym abyście zadali sobie pytanie: Co się wtedy do jasnej opatrzności zadziało?

Weszliście w stan flow. 

“Flow” to stan, w którym jesteśmy kompletnie pochłonięci naszą aktywnością. Jest terminem często spotykanym w społecznościach opartych na systemach pracy lean i agile. To wybitnie pożądany stan, w którym praca zostaje wykonana z łatwością i przerasta oczekiwany rezultat. To stan, który odróżnia niezborne zespoły o nędznej efektywności, od wysoce produktywnych społeczności zadaniowych.

Czy więc nie byłoby wspaniale dać pracownikom taką strukturę, w której osiągaliby indywidualny i grupowy stan flow?

“FLOW to całkowita immersja w wykonywanej czynności. Pozwala menadżerom i zespołowi na osiąganie rezultatów przy niskim oporze, ale z wysoką energią.”

Czym jest flow w zespole?

Osiąganie flow w zespole. Flow grupowy. Rezonans. Harmonia. Nadawanie na tej samej fali. Spójność, jedność, koherencja. Przepływ. Wszystkie te terminy opisują niemal metafizyczne w swym charakterze doświadczenie, które ma miejsce gdy zespół staje się jednym organizmem. Zapewne każdy z nas zna ten stan, jeśli nie z partycypacji to przynajmniej z obserwacji.  

Orkiestra symfoniczna, która dopracowała występ do absolutnej perfekcji, grupa spadochroniarzy tworzących niezwykłe układy 3km nad linią horyzontu, zespół wioślarzy zdobywających olimpijskie złoto, drużyna piłkarska rozgramiająca przeciwnika, któremu nie pozostaje nic innego, jak bezradne obserwowanie zespołowej perfekcji.

Flow w zespole oznacza osiąganie świetnych efektów w krótszym czasie, przy niemal zerowym tarciu i zwiększonej satysfakcji. Jako menadżerowi marzy mi się, aby mój zespół pracował w stanie flow tak często, jak to tylko możliwe.

“Kiedy grupy i zespoły operują na tej samej częstotliwości, produktywność wzrasta niesłychanie i staje się czymś więcej niż tylko sumą indywidualności. Stają się jednostką zadaniową.”

Jeśli więc stan flow jest tak bardzo pozytywny i pożądany w pracy nad projektami, dlaczego tak niewiele robi się aby wesprzeć zespoły w osiąganiu przepływu?

Co mówią badania?

Zjawisko przepływu (flow) jest całkiem dobrze przebadane i opisane. Jedno szczególnie interesujące, 10 letnie badanie w temacie flow zostało przeprowadzone przez McKinsey i pokazało, że:

„Gdyby można było wydłużyć czas spędzany w stanie flow o 15-20%, to produktywność w miejscu pracy zwiększyłaby się niemal dwukrotnie”

Jeśli, podobnie jak autor tego artykułu, myślisz w kategoriach najwyższego możliwego ROI w korelacji do minimalnego niezbędnego wkładu, to wyrobienie 200% normy za pomocą zmiany jednego parametru i to jedynie o 15%, bez wątpienia staje się grą wartą świeczki.

Tym bardziej, że jak pokazały analizy McKinsey, badani menadżerowie oceniali swoją produktywność w stanie flow na pięciokrotnie wyższą, w porównaniu do swojego regularnego stanu mentalnego w trakcie pracy.

Czy jest na sali menadżer, który nie chciałby zacząć osiągać tego kalibru wydajności? ***świerszcze***

“Flow jest rezultatem idealnego dopasowania umiejętności do wyzwania”

prof. Mihàly Csìkszentmihàlyi

Psycholog, który zbadał i zdefiniował koncept flow – prof. Mihàly Csìkszentmihàlyi (wymawiaj: Czikszentmihalij), stwierdził, że osoby, które często doświadczały stanu mentalnego flow, nie tylko były bardziej produktywne, ale również czerpały większą satysfakcję z pracy od pozostałych. Co więcej, osoby te ustalały sobie cele w taki sposób, aby zwiększać własne możliwości i ułatwić sobie dostęp to tego pozornie nielimitowanego źródła energii.

Wyrażali oni także chęć powtarzania tych aktywności, w trakcie których mieli największy flow, nawet jeśli nie mieli za nie płacone. Dlaczego? Być może odpowiedź kryje się w zapiskach jednego z największych XX wiecznych myślicieli, sir Alana Wattsa, który napisał:

“Prawdziwym sekretem życia jest być całkowicie zaabsorbowanym tym co robisz, tutaj i teraz. I zamiast nazywać to pracą, zdać sobie sprawę, że jest to zabawą”.

Innymi słowy, nic nie sprawia większej radości z wykonywanej pracy, jak wykonywanie jej w takiej konfiguracji, która umożliwia zmianę stanu mentalnego na omawiany tutaj stan przepływu.

Co właściwie zadziewa się w takich sytuacjach? Jakie warunki muszą współzaistnieć aby do nich doszło? I najważniejsza rzecz: czy stany te można wywoływać i odtwarzać wewnątrz organizacji?

5 składników niezbędnych aby wywołac flow w zespole

1 Pełne skupienie. Flow wymaga pełnego skupienia uwagi i zaangażowania w wykonywane zadanie. Im więcej przeszkadzajek, tym bardziej zaburzony flow. Kluczowe będzie odcięcie się od otoczenia na czas wykonywania własnego zadania. Wyłączenie notyfikacje na slacku, mediach społecznościowych i e-maila. W miarę możliwości wyciszenie mejla i wyłączenie telefonu.

Jeśli pracujecie z niesłychanie skutecznego w zabijaniu kreatywności biura typu open-space, pomocne będzie zastąpienie bodźców dźwiękowych z otoczenia, tzw. białym hałasem odtwarzanym z YouTube’a.

Ulubionym typem white noise autora, a przy którego kojącym akompaniamencie powstawał ten artykuł, jest dźwięk silników nagrany z wnętrza Boeinga 777-300. Warto wypróbować również ścieżki dzwiękowe z nagraniami odgłosów przyrody czy kawiarni. Ważne aby w trakcie pracy w skupieniu nie słuchać muzyki, zwłaszcza piosenek. Przeniesie to części zasobów mózgu na przetwarzanie zarówno tekstu jak i melodii. Części, która jest niezbędna do uzyskania pożądanego stanu flow.  

2 Poczucie sprawczości. Wspólna wizja, cele i zrozumienie DLACZEGO? Dlaczego organizacja idzie w kierunku, który sobie obrała? I jaka jest w niej moja rola? Poczucie sprawczości jest kluczowe do osiągnięcia stanu flow. Jasno i klarownie sprecyzowany cel dalekosiężny, zarówno zespołowy jak i indywidualny, jest kluczowy do wywołania stanów flow.

Dołóżmy do tego grywalizację doświadczenia pracy, poprzez wybór odpowiedniej postawy, w której to obowiązki są zasadami gry, a gracz decyduje czy chce się do niej przyłączyć.

3 Zarządzanie przez indywidualizację. Jedną z powtarzanych w literaturze tez, jest to, że stan flow przenoszony jest na zespół z pojedynczych jego członków i tylko doświadczenie stanu flow przez wszystkich z osobna, umożliwia doświadczenie zespołowego flow. Wbrew temu jak bardzo wyzwaniowo to brzmi, taki rezultat jest nie tylko możliwy, ale jak najbardziej realny do osiągnięcia. Kluczem jest indywidualizacja.

“Biorąc odpowiedzialność za własny flow, zwiększasz szansę na kolektywny flow.”  

Indywidualizacja to naturalna ewolucja personalizacji w podejściu do zarządzania zespołem. Personalizacja ma miejsce wtedy, gdy odpowiadasz na świadome oczekiwania pracowników. Indywidualizacja idzie o krok dalej. Pozwala adresować ich ukryte potrzeby, a przez to niesłychanie skutecznie wzmacnia poczucie sprawczości ludzi. Pozwala im się czuć, jakby codziennie dostawali trafiony prezent. Stąd jest już bardzo blisko do wywołania stanu flow, a w rezultacie do stworzenia ultra efektywnego zespołu.

➤O zarządzaniu przez indywidualizację przeczytasz w nowej książce pt: “Chcieć, Móc, Potrafić. Dlaczego ludzie nie robią tego co powinni?”

4 Praca w interwałach. To pewien paradoks, aby dobrowolnie decydować się na wyjście ze stanu flow, w celu odbycia przerwy. Jednak ludzki mózg nie został przystosowanych do długiej, jednostajnej pracy. Badania pokazują, że najbardziej produktywni jesteśmy pracując w systemie ultradialnym 90/20. 

Ujmując rzecz skrótowo, system ten opiera się na biologicznym cyklu dobowym ludzkiego organizmu. Polega on na takim rozłożeniu zadania na interwały czasowe, aby 90 minutowe odcinki skupionej pracy oddzielać od siebie 20 minutowymi przerwami. I z większą łatwością wywołać flow z każdym kolejnym interwałem. W praktyce, większości osób nie będzie łatwo trzymać się rytmu ultradialnego. Warto wtedy pamiętać o robieniu częstszych krótkich przerw w zamian ze jedną czy dwie długie.

5 Wyzwania dopasowane do możliwości i potrzeb pracowników. Odkrywając indywidualne potrzeby pracowników; to co ich hamuje i co napędza, możemy dopasowywać zadania do mocnych stron każdego z osobna. Według profesora Stevena Reiss’a, poznanie ukrytych potrzeb, które należy zaspokoić, jest kluczowe aby być efektywnym i zaangażowanym w pracę. Dopasowanie celów do każdego pracownika z osobna jest również niezbędne do umożliwienia pojawienia się stanu przepływu.  

Dodatkowo pomocna może okazać się praktyka uważności, czyli mindfullnes. Im częściej doświadczamy stanów flow w pojedynkę, tym łatwiej jest przemodelować je w ujęciu całego zespołu. Indywidualne flow oraz flow zespołowe to dwie różne strony tej samej monety.

Ważne aby pracownicy w pełni zrozumieli implikacje, które niesie ze sobą ten rewolucyjny koncept. Jeśli zespół zaakceptuje stany flow jako element ich własnego strumienia  wartości, zwiększą się szanse na doświadczenie tych stanów w trakcie godzin pracy. A jak wiadomo każde 15% wydłużenia przepływu to podwojenie produktywności całego zespołu. Jest o co zawalczyć.

…

Jeśli chciałbyś wiedzieć więcej na temat tego jak wywołać flow w zespole, zapoznaj się z programem RMP Pro dla menadżerów. Opowiedz naszym masterom RMP o problemie lub wizji dla swojego zespołu i organizacji. Umów się na bezpłatną 20 minutową konsultację. 

Piśmiennictwo:

Create a Work Environment That Fosters Flow [Harvard Business Review]

Is There a Flow State of Leadership? [DDI]

5 Ways To Experience Flow And Get Crazy Productive [FORBES]

Flow: The Psychology of Optimal Experience, Mihaly Csikszentmihalyi